Sensibilisation d’audit.Ce document vise à cerner l’ensemble non exhaustif de situations liées au passage, où à une prise de fonction d’encadrement, dans une organisation pédagogique existante ou en création. L’auteur est conscient que seul le dynamisme, la volonté de bien faire et surtout celle de communiquer et de construire reste le moteur de la réalisation.

Ce guide simple n’apporte qu’un élément de discussion, et pose les bases d’un auto-contrôl, participatif. Nous pensons en effet que pour l’ensemble d’une structure, savoir qui fait quoi, comment et où, pose le respect des compétences et savoir faire de chacun, et procure une satisfaction dans la reconnaissance des dites compétences et implications. Un tel guide connu de l’ensemble d’une structure invite à la communication, et à la confrontation d’idées pour une construction commune. Tel est le sens que nous donnons à cette sensibilisation en réservant toutefois une discrétions de bonne aloi sur les domaines comptables et la gestion des ressources humaines.Par les questions ici posées, le cadre en fonction, se sert de ce prêt à penser ainsi réalisé pour cibler son futur état décisionnaire ainsi que celui de ses collègues, de ses partenaires et de sa hiérarchie. Mais surtout nous l’invitons à se donner du sens c'est-à-dire  à mettre en place lui-même avec son équipe un tel document.Ce document montre qu’un passage en douceur peut maintenir pérenne la translation de fonction sans être pour autant dénué de caractère franc et loyal, sans humilité obséquieuse ni triomphalisme. Le candidat se voit capable de présenter sans ambages et avec une rectitude marmoréenne une certaine manière d’être, compatible avec la fonction de responsable déjà exercée car il est évident qu’une telle prise de poste (taches, fonctions emploi) ne s’improvise pas.Lecteur, animateur, responsable, vous jugerez.

1.                 Gestion. Qui collecte et collationne les informations. facture, paye. (Existe-t-il une bible réactualisée de la gestion Ecole) ?

1.2.3.        Qui signe, quoi ?

1.1.         En matière de gestion, paramétrage des objectifs, et des modes de facturation, paiements différés, modèle de comptabilité, modèles d’analytique.

1.2.         Intégration des normes européenne pour 2008.

1.3.         Intégration des recherches qualité et des normalisations.

1.4.         Comptabilité analytique. Facturation des familles, gestions des règlements, gestion des immobilisations.

1.5.         Part des financeurs.

1.5.1.        Module de gestion de la paie du personnel et des professeurs, vacataires, intervenants, qui fait quoi ?

1.5.2.        Qui sait quoi,

1.5.2.1.          pourquoi ?

1.5.3.        Qui recherche les subventions, la taxe d’apprentissage.

1.5.4.        Quand est il des en courts d’amortissement.

1.5.5.        Quels sont les prévisionnels, engagés. Taux d’endettement ?

1.5.6.        Quel est le prévisionnel à 5 ans du nombre des stagiaires.

1.5.6.1.          Pourquoi et sur quelle base d’observation.

1.5.7.        Modalité du financement Etat Région Partenaire. Et désengagement de qui ?

1.5.7.1.          Pourquoi ?

2.                 Organisation. Le modèle de gestion d’horaire est efficient, mais coût en temps d’élaboration ?

 

2.1.         Aussi, en ce qui concerne le problème de création d’emploi du temps de personnel sous contrainte de charge et la gestion des élèves professeurs, de la gestion des retards, il existe un logiciel adapté dont on peut s’inspirer.

2.1.1.        Exemple OMT. Jusqu’à 32 intervenants 412 €uros plus port 10 € 2006 licence annuelle.

2.1.2.        http://www.omt.fr/omt/page.asp?page=telecharger

2.2.         Le document école est il opérationnel ?

2.2.1.        Gestion des salles et taux d’occupation.

2.2.2.        Gestion des intervenant et taux d’occupation. Note d’attribution d’efficacité.

2.2.2.1.          Gestion des intervenants et prise en compte de leur desiderata.

3.                 Gestion des stagiares.

 

3.1.         Evolution de l’effectif sur 5 ans, au regard de l’investissement.

3.2.         Coût moyen d’un stagiaire pour l’école, la région.

3.3.         Charges moyennes par stagiaires pour l’Ecole et évolution sur dix ans.

3.4.         Budget Ecole étude des prévisionnels sur 5 ans. passés.

3.5.         Rentabilité par secteur et par section.

4.                 Rôles à l’interne. Mise en place de l’organigramme fonctionnel et transversal. Ecole et structure.

 

4.1.         Existe-t-il une bible des fonctions remplies par chacun des membres du personnel.

4.1.1.        La production pédagogique des professeurs et intervenants est elle connu de tous.

4.1.2.        La production pédagogique est elle connu de la direction.

4.1.2.1.          La programmation des entretiens annuels est elle cohérente, acceptée avec fiche de poste, fiche de fonction, méthodologie efficiente est actuelle ?

4.1.2.2.          La répartition heures cours heures TP est elle connue pour chacun des intervenants ?

4.2.         L’esprit maison actuel, ou futur, qui peut le définir et le conserver.

4.3.         Les référentiels en pédagogie sont ils actualisés.

4.3.1.        La cohérence travaux pratiques et théorie est elle respectée.

4.4.         La répartition « Ecole vitrine de la structure » et Ecole univers pédagogique est elle efficiente, tant sur le plan comptable que pédagogique ?

4.5.         Qui gère le foyer ?

4.6.         Quelles sont les procédures, alarme, grèves, intempéries, attentats, cigarette…,

4.7.         Dans quelles conditions au final, la transmission des compétence se fera ? (D’école à école, de fonction à fonction).

4.8.         Les archives notes, commentaires, sont conservées combien de temps sur informatique, sur support papier ?

5.                 Gestion Humaine.

 

5.1.         Quels sont les modèles des contrats de travail (CDD,CDI, Vacataires,…,)?

5.2.         Profil de poste.

5.3.         Profil des compétences.

5.4.         Savoir faire associés.

5.5.         Qui tient le fichier du personnel ?

5.6.         Qui décides des congés ?

5.6.1.        Qui contrôle.

5.7.         Qui possède les CV, extrait de casier judiciaire, visite médicale, autorisation d’enseigner, assurance complémentaire pour utilisation de son véhicule personnel,…, du personnel Ecole. Pourquoi ?

5.7.1.1.          Quels sont les indices et particularismes, financiers de chacun des membres du personnel.

5.7.1.2.          Qui décide de la grille des salaires.

5.8.         Qui recrute en fait.

5.9.         Qui intervient dans la gestion de l’Ecole.

5.9.1.        Est-ce cohérent ?

5.9.1.1.          Pourquoi ?

5.9.1.1.1.            Législation à ce sujet ?

5.10.       Y a-t-il un C.E.

5.11.       Quand se réunit le C.A. sous l’initiative de qui ?

5.11.1.      Conformité des statuts.

5.11.2.      Quels sont ses prérogatives et ses limites.

5.11.2.1.        Sous l’ordre du jour établit pas qui.

5.11.2.1.1.          Pouvoirs et obligations du C.A. et du C.E. (conseil d’établissement)

5.11.3.      Qui sont les membres du CA. Qui sont les décisionnaires de fait. Quel est le renouvellement ?

5.11.4.      Qui recrute les stagaires.

5.11.5.      Qui recrute les stagiaires,…, ?

5.11.5.1.        Rentabilité des formations pour l’Ecole ?

6.                 Agenda d’affaire.6.1.         Existe-t-il un annuaire en deux ou trois exemplaires des Numéros de téléphone des collaborateurs directs « Ecole et Structure ».6.2.         Des partenaires économiques, leurs niveaux d’influence.

 

6.3.         Des partenaires politiques, leur niveau d’influence.

6.4.         Des partenaires professionnels, leur niveau d’influence.

6.5.         Existe t’il un annuaire de l’ensemble des professionnels dans de la région avec implication Ecole et structure.

7.                 Législation.

 

7.1.         Quelles sont les conventions collectives, où sont elles consultables, pourquoi ?

7.1.1.        Sommes nous en règle sur l’affichage ?

7.1.1.1.          Les stagiaires connaissent t’ils leurs droits..( Par exemple :5 jours de congés supplémentaires pour réviser. L 117 7 L 117 B bis -5   CT. Réponse ministérielle XIV 10 1996.même en l’absence de cours au CFA par exemple).

7.2.         Quelles sont les relations avec les institutions économiques et politique et syndicale, Région et au National.

7.2.1.        Relation économiques et partenariat financier.

7.2.2.        Relation politique et partenariat politique (qui fait quoi et où et quand)

7.2.3.        Relation Education Nationale. Et formation continue. Evolution des CCF ?.

7.2.4.        Relation Ecole Entreprise et les contraintes hors pédagogie.

7.2.5.        Mise à jours de l’ensemble des nouveaux contrats stagiaires particularisme selon les métiers.

7.2.6.        Rémunération des stagiaires, contrainte d’horaire.

7.2.7.        Relation Ecole et concurrence. CCI, AFPA, Organisme lycée…greta,  syndicat professionnel….

7.2.8.        Relation avec les Ecoles privées ou/et d’Etat. ( Recrutement salon, visites entreprises…..)

7.2.9.        Qui procède en appel d’offre. Quand pourquoi comment, sur quel montant d’affaire ?.

 

8.                 Documentation information, petit matériel, tout est il justifié. Suivi des ratios.

8.1.         Abonnement législatif,

8.2.         Abonnement professionnel métier enseignés..

8.3.         Abonnement pédagogique.

8.4.         Site internet officiel de l’Ecole.

8.5.         Vérification du consommé ?

8.5.1.        qui fait quoi

8.5.2.        Justification du consommé ?

 

9.                 Relation avec l’Administration. Rôle de l’école.

9.1.         Relation avec la Gendarmerie, Police, (rôle et intervention, compétence,…,), Pompiers, secours…

9.1.1.        Stage de sensibilisation. Conduite drogue, alcool, secouriste, enfants battus, abandon, abus, … personnel et apprenti, stagiaire.

9.1.1.1.          Législation sur le sujet.

9.1.2.        Définition des taux de délinquance ; Ecole et région.

9.1.3.        Aide humaine et financière aux apprentis. Fond d’aide, montant, organisation.

9.2.         Rôle humain de l’Ecole. Partenariat emploi, partenariat humanitaire.

9.2.1.        Evolution des entretiens annuels et mentalité des enseignants.

9.2.1.1.          « Vendent » t’ils l’Ecole.

9.2.2.        Ouverture à l’échange, à la bourse aux idées Ecole.

9.2.3.        Etude en commun d’un accueil « salle de prof commune » ?

9.2.4.        Travail extra scolaire au sein de l’Ecole.

9.2.5.        Ouverture à l’Europe, aux échanges humanitaires…

9.2.5.1.          Projet voyage, échange. Qui possède une langue étrangère.

 

10.               Approche pédagogique avancée.

10.1.       L’approche pédagogique élémentaire des intervenants.

10.2.       Les intervenants ont-ils tous, une formation à la pédagogie ?

10.3.       La présence :

10.3.1.1.        Votre réaction quand un élève arrive en retard. aux cours ?

10.3.1.2.        Votre réaction quand un élève entre sans frapper dans votre salle de cours.?

10.3.1.3.        Votre réaction devant les absences longues de vos apprentis ou de vos stagiaires?

10.3.1.4.        Votre réaction devant des absences perlées ou sélectives de vos stagiaires?

 

10.4.       Le matériel

10.4.1.      Le matériel que l’apprenti utilise.

10.4.1.1.        Quels matériels demandez-vous ? Pourquoi comment est il géré ?

10.4.1.2.        Avez-vous des normes de présentations des écrits ?

10.4.1.3.        Faites-vous des vérifications de matériel ?

10.4.1.3.1.          A quel moment de l'heure ? A quel moment de l'année ?

10.4.1.4.        Que faites-vous quand l'élève n'a pas de matériel ?

10.4.1.4.1.          Est-ce la bonne solution ?

10.4.1.4.2.          Tenue vestimentaire, blouse, combinaison, style rap, slam….…

10.4.2.      Le matériel de la salle ou l’atelier.

10.4.2.1.        Connaissez vous le taux d’occupation des salles ?

10.4.2.1.1.          Que savez-vous du taux d’occupation du labo informatique ?

10.4.2.2.        Faites-vous vous-mêmes les tâches matérielles quotidiennes (tableau à essuyer, chaises à ranger, papiers à ramasser) ?

10.4.2.2.1.          Est-ce que vous déléguez ces tâches ?

10.4.2.2.1.1.           Selon quelles règles ?

 

10.5.       Le corps

10.5.1.      Que faites-vous quand un élève mange en classe ?

10.5.2.      Réagissez-vous à des attitudes corporelles décontractées (élèves appuyés aux murs, pieds sur les chaises...) ?

10.5.3.      Intervenez-vous sur des choix vestimentaires des élèves ?

10.5.4.      Acceptez-vous qu'ils gardent leur anorak ?

 

10.6.       Les déplacements

10.6.1.      Comment gérez-vous les entrées et les sorties de la salle de classe ?

10.6.2.      Comment gérez-vous les déplacements dans les escaliers ?

10.6.3.      Comment gérez-vous les déplacements dans la salle ?

10.6.4.      Est-ce que vous autorisez les sorties en cours d'heure ?

10.6.5.      Ont-ils droit de sortir de la salle quand vous les avez deux heures ou plus en suivant ?

 

10.7.       Les groupements

10.7.1.      Selon quels critères groupez-vous les élèves en début d'année ?

10.7.2.      Procédez-vous à des réajustements ultérieurs ?

10.7.2.1.        Comment disposez-vous les tables dans la salle ?

10.7.2.1.1.          Pourquoi ?

 

10.8.       La communication orale

10.8.1.1.        Comment gérez-vous les échanges collectifs, diagramme de prise de parole

10.8.1.1.1.          Apprenez-vous rapidement le nom et le prénom des élèves ?

10.8.1.1.2.          Est-ce que vous les tutoyez ou vous les vouvoyez ?

10.8.1.1.3.          Est-ce que vous faites attention à votre voix ?

10.8.1.1.4.          Comment gérez-vous les interventions orales des élèves ?

10.8.1.1.5.          Est-ce que vous avez des techniques verbales pour les valoriser ?

10.8.1.1.5.1.           Lesquelles ?

 

10.9.       Les échanges élèves/élèves

10.9.1.      Qu'est-ce que vous estimez tolérable ?

10.9.1.1.        Comment intervenez-vous dans les autres cas ?

 

10.10.     Les échanges entre le prof et un stagiaire.

10.10.1.    En cas de travail individualisé, répondez-vous au cas par cas ou bien dans un certain ordre ?

10.10.1.1.      Dans les autres cas, est-ce que vous acceptez de répondre à une demande avant la mise au travail de tous ou bien vous le mettez provisoirement de côté ?

10.10.1.2.      Est-ce vous qui vous déplacez ou bien l'élève ?

10.10.1.3.      L'échange a-t-il lieu à voix haute ou à voix basse ?

 

10.11.     Les échanges Ecole parents tuteurs maître de stage. Document de suivi formalisé.

 

10.12.     Les règles de politesse

10.12.1.    Avez-vous un code établi ?

10.12.1.1.      Le conflit en classe avec un élève

10.12.1.1.1.        (échange qui tourne mal) Comment résolvez-vous le problème ?

10.12.1.1.1.1.         Est-ce que vous le gardez en fin d'heure pour un entretien ?

10.12.1.1.2.        Le conflit avec un groupe d'élèves ou la classe

10.12.1.1.2.1.         Quel type de solution choisissez-vous ?

10.12.1.1.3.        Le bruit collectif.

10.12.1.1.4.        Les mises au travail.

10.12.1.2.      La gestion du « hors-cours » :

10.12.1.3.      A quel moment remplissez-vous les différents registres (cahier de textes ou feuilles d'absence, photocopies) ?

10.12.1.3.1.        Vous contentez-vous des registres administratifs d'absence ou bien jugez-vous utile d'en avoir un qui vous soit personnel ?

10.12.1.3.1.1.         Ces tâches sont-elles déléguées à des élèves ?

10.12.1.3.2.        Quel moment choisissez-vous pour faire les communications qui ne concernent pas directement le cours ?

10.12.1.3.3.        Les situations de travail proprement dites

10.12.1.3.4.        Comme elles sont spécifiques aux matières, il paraît difficile d'entrer dans le détail. On a dit                           plus haut à quel point leur pertinence est en soi un élément fondamental de maîtrise.

10.13.     L'évaluation.

10.13.1.    Quelle différence faites-vous entre évaluation formative, et sommative ?

10.13.1.1.      Que savez vous de la docimologie.

10.13.1.2.      Quels sont les méthodes pédagogiques que vous connaissez ?

10.13.1.3.      Avez-vous un système d'explications et de justifications des notes que vous mettez ?

10.13.1.3.1.        Acceptez-vous de revenir sur une erreur d'évaluation que vous avez commise ? 

10.13.1.3.1.1.         (quand vous avez oublié une erreur ou quand vous en avez compté une à tort).

10.13.1.3.2.        Avez-vous des règles de fonctionnement par rapport au fait qu'ils trichent ?

10.13.2.    Le travail hors classe.

10.13.2.1.      Donnez vous du travail hors classe.

10.13.2.1.1.        Devoirs, leçons, réalisation chez le maître d’apprentissage, recherche de documentations.

10.13.2.1.2.        Comment vous assurez-vous qu'il est fait ?

10.13.2.1.3.        Que faites-vous quand il n'est pas fait ?

10.13.2.1.4.        A quel moment du cours réglez- vous ce type de problème ?

10.13.2.1.5.        Est-ce que vous astreignez à rendre les travaux dans des temps déterminés ?  exemples :

10.13.2.1.6.        Prenez-vous des mesures si leurs notes de leçons sont régulièrement au-dessous de la moyenne ?

10.13.3.    La gestion de ce qui n'est pas votre salle de classe ?

10.13.3.1.1.        Intervenez-vous dans les couloirs ? Dans la cour ? Devant l'établissement ?

10.13.3.1.2.        Intervenez-vous par rapport à des élèves que vous n'avez pas en classe ?

10.13.3.1.3.        Comment sont gérés les échanges internet. Vos interventions en périodes d’inter cours ?

Vous jugerez en effet de la suite à donner. Il ne s’agit pas que de dire ce que doit faire un responsable, il s’agit de savoir quel est son niveau d’information pour rendre pérenne par la suite la translation de poste et de fonction. Et cela, compte tenu des engagements futurs, de la qualité et de la notoriété de l’établissement, cela oui, n’a rien d’évident. La bonne solution me semble est dans la communication interne et externe.

                                                                                                                                                                                           PVS.